İmza Sirküsü Nedir? Ne İşe Yarar? Nerelerde Kullanılır?

İmza sirküsü, bir şirket adına imza atmaya yetkili kişilerin kimliklerini, görevlerini, temsile yetkili oldukları alanları ve imza örneklerini gösteren, noter onaylı resmi bir belgedir. Bu belge, şirketin resmî işlemlerini kimlerin yürütebileceğini tespit etmek ve bu işlemleri hukukî açıdan geçerli kılmak için kullanılır.

İmza Sirküsü Ne İşe Yarar?

1. Temsil Yetkisinin Belirlenmesi: Şirketi kimlerin temsil ettiğini ve hangi yetkilerle temsil ettiğini gösterir.
2. Hukuki Geçerlilik: Şirket adına imza atılan belgelerin geçerli sayılmasını sağlar.
3. Güvenilirlik: Şirketin tüm finansal, ticari ve hukuki işlemlerinde muhatap kurumlara güvence verir.
4. Kimlik ve Görev Tespiti: Yetkililerin ad, soyad, görev unvanı, yetki süresi ve imza örnekleri yer alır.

İmza Sirküsü Nerelerde Kullanılır?

• Kamu İhaleleri ve EKAP Sisteminde
• Sözleşme imzalanmasında
• Bankacılık işlemleri (hesap açma, kredi vb.)
• Noter işlemleri
• Vergi Dairesi, SGK ve resmi kurum işlemleri
• Üretici ya da satıcı firma tarafından verilen taahhütler ve garantiler

İmza Sirküsünde Neler Yer Alır?

• Şirketin ticaret unvanı
• Şirket merkez adresi
• Yetkili kişilerin adı, soyadı ve görev unvanı
• Temsil yetkisinin kapsamı (tek başına ya da birlikte)
• Yetki süreleri
• Noter tasdik bilgileri
• Yetkililerin ıslak imza örnekleri

İmza Sirküsü ile Yetki Belgesi Arasındaki Fark

• İmza sirküsü, şirketin resmi temsile yetkili kişilerini gösterirken;
• Yetki belgesi veya vekaletname, belirli bir işlemi yapabilmesi için verilen tekil veya süreli yetkilendirmeyi gösterir.
• Her vekaletli kişi için ayrıca imza sirküsü düzenlenmez; ama birlikte sunulması gerekir.

Süresi Geçmiş İmza Sirküsü Ne Anlama Gelir?

• Süreli yetkilendirmelerde imza sirküsü geçerliliğini yitirir.
• Süresi dolmuşsa, noter onaylı güncel bir belge sunulmalıdır.
• Ancak yetki devam ediyorsa (örn. “aksine karar alınıncaya kadar”) ve bu durum resmi gazetede yer alıyorsa, bilgi eksikliği olarak tamamlanabilir.

Sonuç:

İmza sirküsü, bir şirketin yürüttüğü tüm resmi işlemlerde hukuki geçerliliği sağlayan temel belgedir. Bu nedenle güncel tutulması, doğru yetkili kişileri içermesi ve resmi kurumlara sunulurken eksiksiz beyan edilmesi son derece önemlidir.

Kamu ihaleleri, banka işlemleri, teknik taahhütler gibi belgelerde imzanızın kabul görmesi için imza sirküsü vazgeçilmezdir.

İmza sirküsü, sadece “bu imza benim” demek değildir. Aynı zamanda “bu imzayla bu kişiye hangi yetkiler verilmiştir” sorusunun da cevabını verir.

???? Açıklama:

İmza sirküsünde iki temel unsur yer alır:

1. Kimin imza attığı (kimlik ve imza örneği)
2. Hangi yetkiyle imza attığı (temsil yetkisi – vekalet/atama/şirket kararı)

???? Dolayısıyla:

✔️ Eğer biri şirketin ortağı, genel müdürü ya da yönetim kurulu üyesiyse:

• Noter onaylı imza sirküsü, bu kişinin şirketi temsil ettiğini ve imza atabileceğini gösterir.

✔️ Eğer biri şirket çalışanı veya dışarıdan biri ama vekaletname ile yetkilendirildiyse:

• İmza sirküsüne ek olarak, bu kişiye ait vekaletname ya da yetki belgesi de dosyaya eklenmelidir.
• Çünkü imza sirküsü tek başına yetkiyi değil, sadece imza örneğini ve varsa temsile ilişkin kararı gösterir.

????️ İki Tür İmza Sirküsü Durumu:

???? Özetle DİYEBİLİRİZ Kİ:

“Bu imza bana ait” demekle yetinilmez.
Aynı zamanda “bu imzayla şu işlemleri yapmaya yetkiliyim” demek gerekir.
Bu da sadece imza örneğiyle değil, yetkiyi gösteren belgelerle (şirket kararı, vekalet, Resmî Gazete kararı vs.) tamamlanır.

???? İmza Sirküsünün Temel İşlevleri:

1. Temsile Yetkili Kişilerin Tespiti

İmza sirküsü, şirketin hangi yetkililerinin (örneğin: Genel Müdür, Yönetim Kurulu Üyesi, Bölge Müdürü vb.)
şirketi temsil ve ilzam edebileceğini yani bağlayıcı işlem yapabileceğini gösterir.

???? Örnek:
Bir firmanın genel müdürü olarak kamu ihalesine bir belge sunduğunuzda, idare bu belgenin sizin tarafınızdan imzalanıp imzalanamayacağını imza sirküsünden kontrol eder.

2. İmza Örneği ile Doğrulama

Belgede adı geçen kişinin imzasının, gerçekten o kişiye ait olup olmadığını belge üzerindeki imza örneğiyle karşılaştırarak kontrol etmeye yarar.

???? Örneğin bir taahhütnamenin altındaki imza ile imza sirküsündeki imza aynı olmalıdır.

3. Hukuki Sorumluluk

İmza sirküsü ile şirket adına işlem yapan kişinin, o işlemin doğuracağı mali ve hukuki sorumluluğu şirket adına üstlenmeye yetkili olduğu kabul edilir.

???? Kamu kurumları, sadece yetkili kişilerin imzasıyla sunulan belgeleri kabul eder. Aksi hâlde belge geçersiz sayılır veya bilgi eksikliği olarak değerlendirilir.

???? İmza Sirküsünde Neler Bulunur?

???? Uygulamada Dikkat Edilecek Noktalar

1. Güncel olmalıdır:
   Süresi geçmiş imza sirküleri, kamu ihalelerinde şekli eksiklik sayılabilir.
2. Yetki süresi bitmişse açıklama gerekir:
   Ama yetki hâlâ devam ediyorsa ve bu Resmî Gazete kararıyla ispatlanabiliyorsa belge geçersiz sayılmaz.
3. EKAP sisteminde yer alan bilgilerle uyumlu olmalıdır.
4. Birlikte imza yetkisi varsa diğer yetkilinin de imzası aranır (örneğin “ikili imza ile temsil” şartı varsa).

????️ Neden Önemlidir?

• İhale dışı kalmamak için
• Sözleşmelerin geçersiz sayılmaması için
• Hukuki güvenliği sağlamak için
• Yetkisiz kişilerin işlem yapmasını engellemek için

İmza sirküsü, sizin veya şirket yetkililerinin bir kurumu, kişiyi veya belgeyi bağlayacak hukuki işlem yapma yetkisinin ve imza örneğinin resmi kanıtıdır. Özellikle kamu ihalelerinde, geçerli ve güncel bir imza sirküsü olmadan sunulan belgeler geçersiz veya eksik sayılabilir.

???? Esnaf, memur veya küçük işletme sahibi için istenen imza sirküsü ne anlama gelir?

Bankalar, bazı durumlarda küçük esnaf, serbest çalışan, memur veya şahıs şirketi sahibi kişilerden de “imza sirküsü” veya “imza beyannamesi” talep edebilir. Bu iki belge karıştırılsa da, amaçları ve içerikleri farklıdır.

???? İmza Sirküsü ne demek?

• Şirket unvanı altında işlem yapan kişilerin (örneğin şahıs şirketi sahibi)
• “Ben bu şirketin yetkili kişisiyim ve bu imza bana aittir” dediği,
• Noter tasdikli bir belgedir.

Yani “bu benim imzamdır ve bu imzayla şu kurumları temsile yetkiliyim” anlamını taşır.

???? İmza Beyannamesi nedir?

• Sadece “bu imza bana aittir” demek için noter huzurunda verilen bir belgedir.
• Temsil yetkisi göstermez, sadece kimlik doğrulaması ve imza örneğidir.
• Gerçek kişiler için yeterlidir. (esnaf, memur, vatandaş vs.)

???? Peki banka neden ister?

Banka;

• Sizin gerçekten başvuru yapan kişi olduğunuzu,
• Resmî belgelerdeki imzanızın size ait olduğunu,
• Sözleşmelere atılan imzanın geçerli olduğunu
  doğrulamak ister.

Bu nedenle:

• Memur ya da esnafsanız → genellikle imza beyannamesi istenir.
• Şirket sahibiyseniz → şirket adına işlem yapıyorsanız, imza sirküsü gerekir.

???? Sonuç olarak:

• Bankanın istediği sadece “bu imza bana aittir” onayı ise, imza beyannamesi yeterlidir.
• Ama siz bir şirket, işletme veya kurum adına işlem yapıyorsanız, o zaman imza sirküsü gerekir.
• İmza sirküsü sadece imza örneğini değil, aynı zamanda temsil yetkisini de gösterir.

İmza Beyannamesi ve İmza Sirküsü Arasındaki Farklar Nelerdir?

İmza beyannamesi ve imza sirküsü, resmi işlemlerde kullanılan ve sıkça birbirine karıştırılan iki farklı belgedir. Bu iki belge, hem içerik hem de kapsam bakımından farklılıklar gösterir. Aşağıda bu farkları detaylı şekilde açıklıyoruz:

İmza Beyannamesi Nedir?

• Gerçek kişiler (esnaf, memur, bireysel başvurular) tarafından kullanılır.
• Noter huzurunda verilen, “bu imza bana aittir” anlamına gelen beyandır.
• Temsil yetkisi veya bir kurum adına hareket etme yetkisi göstermez.
• Genellikle banka hesap açılışları, kredi başvuruları gibi işlemlerde talep edilir.
• Kısaca: “Bu imza bana ait” demektir.

İmza Sirküsü Nedir?

• Tüzel kişiler (anonim şirket, limited şirket, şahıs şirketi vb.) tarafından sunulur.
• Şirket adına imza atmaya yetkili kişilerin kim olduğunu, hangi yetkilerle hareket ettiklerini ve imza örneklerini içerir.
• Noter tasdiklidir ve resmi belge niteliği taşır.
• Kamu ihaleleri, resmi yazışma, sözleşme imzalama gibi durumlarda zorunludur.
• Kısaca: “Bu imza bana ait ve bu kurum adına şu işlemleri yapmaya yetkiliyim” demektir.

Temel Farklar Tablosu

Sonuç:

• Bir bireyin, sadece kendi imzasını teyit etmesi gerekiyorsa imza beyannamesi yeterlidir.
• Bir şirket adına taahhüt, belge veya sözleşme imzalanacaksa imza sirküsü gerekir.

Her iki belge de resmi belgeler arasındadır ve doğru durumlarda kullanılması büyük önem taşır. İşlemlerinizin sorunsuz ilerlemesi için bu farklara dikkat etmeniz tavsiye edilir.

Son Bir Not

HUKUKİ GÖRÜŞ YAZISI

Konu: Şirket Genel Kurulu Tarafından Yetkilendirilen Kişinin, Tescil ve İlan Sonrası Noter Belgeleri Olmaksızın Yetkili Sayılıp Sayılamayacağı

Açıklama:

Bir kişinin şirket genel kurulu kararı ile yetkilendirilmesi ve bu kararın ticaret siciline tescil edilerek ilan edilmesi, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 371. maddesi kapsamında, temsil yetkisinin dış dünyaya karşı geçerlilik kazanması için yeterli kabul edilmektedir.

TTK m. 371/2-3 hükümleri uyarınca:

• Temsile yetkili kişilerin kimlikleri ve yetki kapsamları ticaret siciline tescil ve ilan edilmek suretiyle üçüncü kişilere karşı hukuki sonuç doğurur.
• Temsil yetkisi, tescil ve ilanla birlikte hukuki varlık kazanır ve üçüncü kişilere karşı ileri sürülebilir hâle gelir.

Dolayısıyla, ticaret siciline tescil ve ilan işleminin gerçekleşmiş olması, söz konusu kişinin şirketi temsil etme yetkisini hukuken kazandığı anlamına gelir. Bu durumda, noter tasdikli imza sirküleri veya vekâletname gibi belgeler, yetkinin doğumu için zorunlu unsurlar değildir.

Anılan belgeler yalnızca:

• Bankacılık,
• Noterlik,
• Resmî dairelerle yapılacak işlemler gibi durumlarda yetkinin ispatı ve işlem kolaylığı amacıyla kullanılan şekli belgeler olup, yetkinin varlığına etkisi bulunmamaktadır.

Sonuç:

Şirket genel kurulunca alınan yetkilendirme kararının ticaret siciline tescil ve ilan edilmesi ile birlikte ilgili kişi, noter onaylı imza sirküsü veya vekâletname bulunmasa dahi, Türk Ticaret Kanunu uyarınca hukuken temsile yetkili sayılır.

Noter belgeleri, sadece pratiklik sağlayan ve uygulamada delil niteliği taşıyan şekli belgeler olup, yetkinin hukuki varlığını etkilemez.

Konunun dayandığı mevzuat maddesi çok nettir:

Metinde geçen görüş, Türk Ticaret Kanunu’nun 371. maddesi‘ne dayanmaktadır. Bu maddeye göre:

TTK m. 371/2-3:

(2) Temsile yetkili kişilerin kimler olduğu ve temsil yetkisinin kapsamı ticaret siciline tescil ve ilan olunur.
(3) Tescil ve ilan edilmiş temsilcilerin yetkileri, üçüncü kişiler açısından ancak bu şekilde sınırlanabilir veya kaldırılabilir.

Bu maddeden çıkan genel yorum:

“Tescil ve ilan olduktan sonra temsil yetkisi doğar. İmza sirküsü veya vekâletname, bu yetkinin doğumu için zorunlu değil; sadece ispat için kullanılabilir.”

???? Uygulamada da destek bulan kaynaklar:

1. Prof. Dr. Ünal Tekinalp – Türk Ticaret Kanunu Şerhi Temsile yetkili kişilerin tescil ve ilanıyla birlikte temsil yetkisi doğar. İmza sirküsü, yetkinin ispatında kullanılır ama yetkinin kendisi değildir.
2. Ticaret Sicil Uygulama Tebliği (Tebliğ No: 2016/1) Yetkilendirme işlemi tescil ve ilanla sonuçlanır, temsil yetkisi bu aşamadan sonra geçerli olur.
3. İstanbul Ticaret Odası / Ticaret Sicili Müdürlüğü Bilgilendirmeleri Tescil ve ilan sonrası yetki kazanılmış sayılır. İmza sirküsü talebi, belge ibrazı gibi işlemler yalnızca özel işlemler içindir (örneğin banka işlemleri).

???? Kaynakça veya Dipnotlar Bölümü

Kaynakça:

• 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu, Madde 371
• Ticaret Sicil Uygulama Tebliği (Tebliğ No: 2016/1)
• Prof. Dr. Ünal Tekinalp, “Türk Ticaret Kanunu Şerhi”
• İstanbul Ticaret Odası Ticaret Sicil Müdürlüğü Rehberleri

???? Sıkça Sorulan Sorular (SSS) Alanı

Kullanıcının kolayca kavrayacağı bir “soru-cevap” bölümü oluşturabilirsiniz:

Şirket yetkilisi olmak için imza sirküsü şart mı?
Hayır. Tescil ve ilan sonrası yetki kazanılır. İmza sirküsü yalnızca ispat içindir.

İmza sirküsü olmadan bankaya işlem yapılabilir mi?
Bankalar genellikle imza sirküsü ister; ancak bu yasal zorunluluk değil, iç işlem prosedürüdür.

Vekaletname ile yetki farklı mıdır?
Evet. Vekalet sözleşmesel bir ilişki iken, tescil ve ilan bir temsili yetkidir.

???? Örnek Olay veya Uygulama Senaryosu

Örnek:
Ahmet Bey, A Ltd. Şirketi’nin genel kurulunda şirket müdürü olarak atanmış ve bu karar ticaret siciline tescil edilip ilan edilmiştir. Noter imza sirküsü henüz çıkartılmadan bir tedarikçiye sipariş vermiştir. Bu işlem geçerlidir; çünkü Ahmet Bey hukuken yetkilidir.

Örnek: