Zeyilname Uygulamaları ve İhale Dokümanlarında Değişiklikler

Zeyilname Nedir?

Zeyilname bir ihale sürecinde ihale ilanı, ihale şartnamesi, sözleşme ve diğer ihale belgelerinde yapılan önemli değişiklikleri ve eklemeleri resmileştiren bir belgedir. Zeyilname ihale sürecinde şeffaflığı ve adil rekabeti sağlamak için tüm tedarikçilere duyurulur. Bu belge ihaleye katılan tedarikçilerin tekliflerini hazırlarken veya ihaleye katılırken dikkate almaları gereken önemli bilgileri içerir.

Zeyilname Uygulaması

KİK ihalelerinde zeyilname şeffaflığı ve rekabeti sağlamak amacıyla önemli bir rol oynar. Zeyilname ile yapılan değişikliklerin tüm tedarikçilere açık ve erişilebilir bir şekilde duyurulması adil bir rekabet ortamının oluşturulmasına katkıda bulunur. Böylece ihaleye katılan tedarikçilerin eşit şartlar altında yarışmaları ve kamu kaynaklarının etkin bir şekilde kullanılması sağlanır.

İhale sürecinde teknik şartnamelerde veya diğer ihale dokümanlarında yapılması gereken değişiklikler için zeyilname düzenlenmektedir. Zeyilname ihale veya yeterlilik dokümanlarında meydana gelen değişiklikleri resmi olarak bildirir ve ihale sürecinin şeffaf ve adil bir şekilde yürütülmesini sağlar.

Zeyilname hazırlanırken değişikliklerin ihale veya ön yeterlik dokümanını alan tüm taraflara ulaşması önemlidir. Bu nedenle zeyilname son teklif verme veya son başvuru tarihinden en az on gün öncesinde ilgili taraflara yazılı olarak gönderilmelidir. Böylece tüm katılımcılar değişikliklerden haberdar olacak ve tekliflerini veya başvurularını buna göre düzenleyebileceklerdir.

Zeyilname genellikle üç ana durumda ihale dokümanlarında yapılan hataları veya eksiklikleri düzeltmek amacıyla kullanılır.

• Maddi Hatalar: İhale dokümanlarında yapılan yazım hataları veya yanlış bilgiler zeyilname ile düzeltilir. Örneğin bir kamyonun tonajı hakkında yanlış bir bilginin düzeltilmesi için zeyilname düzenlenebilir.
• Teknik Hatalar: Teknik şartnamelerde veya diğer teknik belgelerde yapılan hatalar veya yanlışlıklar zeyilname ile düzeltilir. Örneğin bir binada kullanılacak malzeme türü hakkında yanlış bir bilginin düzeltilmesi için zeyilname düzenlenebilir.
• Teknik Eksiklikler: İhale dokümanlarında eksik veya yetersiz bilgilerin bulunması durumunda zeyilname ile bu eksiklikler giderilir. Örneğin bir uygulama projesinin eksik veya hatalı olduğu durumlarda zeyilname düzenlenebilir.

Teknik şartnamedeki bütün maddeler için değişiklik talepleri zeyilname ile kuruma bildirilir. Ayrıca ihale dokümanlarının içindeki tutarsızlıklar da zeyilname ile düzeltilir ve ihale sürecinin doğru bir şekilde yürütülmesi sağlanır. Zeyilname teknik şartnameyi hazırlayan kurum tarafından resen yapılacağı gibi ihaleye katılacak isteklilerin talepleri doğrultusunda da yapılabilir.

Zeyilname ihale sürecinde şeffaflığı ve adil rekabeti sağlamak amacıyla kullanılır. İhaleye katılan tedarikçilerin eşit şartlarda yarışmalarını sağlamak için ihale dokümanlarında yapılan herhangi bir değişiklik veya eklemenin tüm tedarikçilere açık ve erişilebilir bir şekilde duyurulması önemlidir. Bu nedenle zeyilname, ihaleye katılan tedarikçilerin aynı bilgilere erişimini sağlayarak adil bir rekabet ortamının oluşturulmasına katkıda bulunur.

Zeyilname ve Teknik Şartname Düzenleme Prosedürü

Zeyilname ve teknik şartnamenin düzenlenmesi, şeffaflık ve izlenebilirlik açısından önemli bir süreçtir. Aşağıda bu sürecin adımları detaylı olarak anlatılmaktadır:

Zeyilname, teknik şartnamenin değişikliklerini içeren ayrı bir tablo olarak hazırlanır. Zeyilname tablosunda şu bilgiler yer almalıdır:

Teknik Şartname Numarası: Değişikliğin yapıldığı teknik şartnamenin numarası.

Maddenin Orijinal Hali: Değişiklik yapılmadan önceki hali.

Değişiklik Talebi: Gelen değişiklik talebi.

Değişiklik Gerekçesi: Değişikliğin neden yapıldığı.

Talebin Kabul Edilip Edilmediği: Değişiklik talebinin kabul edilip edilmediği bilgisi.

Açıklama: Değişiklikle ilgili ek açıklamalar.

Bu tablo teknik şartnameyi hazırlayanlar tarafından imzalanır ve EKAP üzerinden ilanı satın alanlara tebliğ edilir. Bu süreç işlerin şeffaf ve izlenebilir olmasını sağlar. Usulsüzlüklerin önüne geçilmesi için teknik şartnameyi hazırlayan ve imzalayan personelin, mutlaka zeyilname belgelerine katılması sağlanmalıdır.

Yeni düzenlenen teknik şartnameye hangi maddelerin değiştirildiği ve bu değişikliklerin nedenleri yazılır. Değişiklik nedeni isteklilerden gelmişse “zeyil”, kurum tarafından yapılmışsa “resen zeyil” olarak belirtilir. Bu uygulama zorunlu olmasa da işlerin şeffaf yürütülmesi açısından önemlidir.

Bir şartnameye zeyilname ile değişiklik yapıldığında yeni bir tarih ve dosya numarası şartnameye eklenmeli başlık kısmına “Zeyilname İşlendi” gibi bir ibare eklenmelidir. Ayrıca zeyilname ile değiştirilen madde numaraları tablolar kısmında belirtilmelidir. Bu şekilde taraflar hangi maddelerde değişiklik yapıldığını kolaylıkla görebilirler.

Teknik şartnamelere mutlaka sürüm bilgisi eklenmeli, aynı belge üzerinden değişiklikler yapılarak gidilmesi daha sonraki aşamada birçok karmaşaya neden olabilir. Bu nedenle teknik şartnamede değişiklik yapılmış ise yeni sürüm bilgisi, yeni dosya numarası ve yeni tarih mutlaka atılmalıdır.

Kurumlar teknik şartnamelerin değişmeden önceki halleri ile değişiklik yapılan yerleri ve yeni teknik şartnameleri açıklamaları ile birlikte saklamalıdır. Bu gelecekte değişikliklerin neden yapıldığı veya neden yapılmadığı gibi sorulara yanıt verebilmek için önemlidir.

Zeyilnamenin Süresi ve Hazırlanış Usulü

İhale sürecindeki önemli belgelerden biri olan zeyilname ihaleye teklif verecek isteklilerin teklif fiyatlarını etkileyebilecek nitelikte bilgiler içerebilir. Bu belgenin hazırlanma süresi ve usulü, belirlenmiş kurallara uygun olarak gerçekleştirilmelidir. Kanunun 29. maddesi, zeyilnamenin hazırlanışı ve süresi hakkında belirli kılavuzlar sunar.

Kamu İhale Kanunu 29. maddesinde “…yapılan bu değişikliklere ilişkin ihale dokümanının bağlayıcı bir parçası olan zeyilnamenin, son teklif verme gününden en az 10 gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde ihale dokümanı alanların tamamına gönderilir…” ifade edilmiştir.

İstekliler aynı dokümanda veya farklı dokümanlarda birden fazla veya farklı tarihlerde zeyilname talebinde bulunabilirler. Zeyilname talebinde bulunmak için belirli bir süre sınırlaması bulunmamakla birlikte Kanun zeyilnamenin ihale dokümanının bağlayıcı bir parçası olduğunu vurgular ve bu belgenin son teklif verme gününden en az 10 gün öncesinde ihale dokümanını alan tüm taraflara gönderilmesini şart koşar. Bu ihaleye katılacak isteklilerin zeyilnamede yer alan değişikliklere ilişkin bilgi sahibi olmalarını sağlayarak adil bir rekabet ortamı oluşturmayı amaçlar. Zira zeyilnamedeki değişiklikler teklif hazırlama sürecini ve son verilecek fiyatları etkileyebilecek önemli hususlar içerebilir. Bu hesaba göre kurumun ilgili değişikliği gerçekleştirmesi içinde süre eklendiğinde ihale tarihinden en geç 15 gün öncesine kadar zeyilname talebinin iletilmesi gerektiğini söyleyebiliriz.

Zeyilnamenin içeriği ile ilgili Kamu İhale Kurumu tarafından yayımlanmış bir standart form olmamakla birlikte, belli başlı unsurları içermelidir. Bu unsurlar arasında zeyilnamenin ihale kayıt numarası, ilgili idarenin adı, değiştirilen düzenlemenin önceki ve sonraki hali gibi bilgiler yer almalıdır. Bu bilgilerin doğru ve eksiksiz bir şekilde aktarılması zeyilnamenin etkili bir şekilde iletilmesini sağlar.

Ayrıca kanun koyucu zeyilname ile getirilen düzenlemelerin teklifleri etkileyebileceğini kabul ederek isteklilere tekliflerini geri çekme ve yeniden teklif verme hakkı tanımıştır. Bu zeyilname ile yapılan değişikliklerin isteklilere adil bir şekilde iletilmesini ve gerektiğinde tekliflerini yeniden gözden geçirme imkânı sağlar. Fakat mevcut durumda teklifler en son aşamada verildiği için böyle bir uygulama yapılmamaktadır. Doğal olarak teklif verildikten sonra zeyilname veya herhangi bir değişiklik yapılması da söz konusu değildir.

Zeyilnamenin EKAP’a Kaydedilmesi ve Bildirilmesi

İhale sürecinde zeyilname düzenlenmesi durumunda zeyilnamenin EKAP’a (Elektronik Kamu Alımları Platformu) kaydedilmesi ve ilgililere bildirilmesi gerekmektedir.

EİUY’nin (Elektronik İhaleler Uygulama Yönetmeliği) 17/I maddesi, zeyilnamenin düzenlendiği gün içerisinde aynı gün EKAP’a kaydedilmesi gerektiğini belirtmektedir. Bu madde ihale veya ön yeterlik dokümanında yapılan değişikliklerin zeyilname aracılığıyla duyurulması ve ilgililere bildirilmesi gerektiğini vurgular. Zeyilname tablosunun daha önceden ihale dokümanını satın almış olan taraflara ulaştırılması için idarenin daha önceden kabul ettiği tebligat yöntemlerinden (iadeli taahhütlü posta, faks veya elektronik posta) birinin kullanılması gerekmektedir. Bu şekilde zeyilnamenin ilgili taraflara etkili bir şekilde ulaştırılması sağlanarak ihale sürecinin şeffaflığı ve adilliği korunmuş olur.