Teknik Şartname İşlemleri

Mal ve Hizmet Alımlarında Temel Bir Süreç

Teknik Şartname Hazırlığı

Yasal Dayanak:

4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu Madde 12

“Şartnameler Madde 12- İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin her türlü özelliğini belirten idari ve teknik şartnamelerin idarelerce hazırlanması esastır. Ancak, mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin özelliği nedeniyle idarelerce hazırlanmasının mümkün olmadığının ihale yetkilisi tarafından onaylanması kaydıyla, teknik şartnameler bu Kanun hükümlerine göre hazırlattırılabilir.

İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin teknik kriterlerine ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamelerde yer verilir. Belirlenecek teknik kriterler, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olacak, rekabeti engelleyici hususlar içermeyecek ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlayacaktır.

Teknik şartnamelerde, varsa ulusal ve/veya uluslararası teknik standartlara uygunluğu sağlamaya yönelik düzenlemeler de yapılır. Bu şartnamelerde teknik özelliklere ve tanımlamalara yer verilir. Belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilmeyecektir.

Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde “veya dengi” ifadesine yer verilmek şartıyla marka veya model belirtilebilir.”

Teknik Şartnameler

Teknik şartname belirli bir ürünün veya hizmetin gereksinimlerini detaylı bir şekilde tanımlayan bir dokümandır. Bu doküman alınacak mal veya hizmetin belirli bir standarda veya kalite seviyesine uygunluğunu sağlamak amacıyla oluşturulur. Teknik şartname alım sürecinin kritik bir parçasıdır ve alınacak ürünün kalitesini, performansını, boyutunu, malzemesini ve test yöntemlerini belirler.

Teknik şartname hazırlığı süreci genellikle ilgili uzmanlar ve teknik personel tarafından gerçekleştirilir. Bu süreçte ilgili ürün veya hizmetin gereksinimleri detaylı bir şekilde incelenir ve belirlenir. Teknik şartname alım sürecinde teklif veren tedarikçilerin sunacakları ürün veya hizmetin belirlenen standartlara uygunluğunu değerlendirmelerine olanak tanır.

Teknik şartnamenin hazırlanması alım sürecinin doğru ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlar. Bu belge tedarikçilerin sunacakları ürün veya hizmetin istenilen standartlara uygunluğunu belirleme ve alımın gereksinimlere uygun olarak gerçekleştirilmesini sağlama konusunda önemli bir araçtır. Bu nedenle teknik şartname hazırlığı süreci, mal ve hizmet alımlarında temel bir adımdır ve dikkatle yürütülmelidir.

Teknik Şartnamelerin Hazırlanması

Teknik şartnamelerin hazırlanması iki aşamalı bir süreç olarak düşünülebilir: hazırlık ve yazım aşaması. Hazırlık aşamasında, kurum personeli tarafından ihtiyaçların belirlenmesi ve bu ihtiyaçların teknik detaylara dönüştürülmesi gerekmektedir. Bu aşamada dikkat edilmesi gereken hususlar şunlardır:

İhtiyaç Analizi: Teknik şartnameler, kurumun spesifik ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde hazırlanmalıdır. Bu geniş kapsamlı bir ihtiyaç analizini gerektirir.
Detaylandırma: Tüm teknik özellikler, açık ve detaylı bir şekilde ifade edilmelidir. Belirsizlikler ve yoruma açık ifadeler, sürecin ilerleyen aşamalarında sorunlara yol açabilir.
Gerekçelendirme: Şartnamedeki her madde, gerekçelere dayandırılmalıdır. Bu ihale sürecinde çıkabilecek sorulara karşı hazırlıklı olmayı sağlar. Bu kitapta işleyeceğimiz örnek teknik şartnamelerde bütün maddeleri gerekçelendirme işlemini gerçekleştirdik.

Teknik Şartnamelerin Yazımı

Teknik şartnamelerin yazımı sadece hazırlık aşamasındaki personelin değil, aynı zamanda isteklilerin de kolayca anlayabileceği bir dilde olmalıdır. Bu amaçla:

Açıklık ve Şeffaflık: Her madde açıkça tanımlanmalı ve belirsizliğe yer verilmemelidir.
Basit ve Anlaşılır Dil: Teknik şartnameler karmaşık teknik terimlerden kaçınılarak herkesin anlayabileceği bir dilde yazılmalıdır.
Hak ve Yükümlülükleri Belirleme: Teknik şartnameler kamu kurumu ve firma arasındaki hak ve yükümlülükleri açıkça belirleyerek uyuşmazlıkların önüne geçer.
Rekabeti Teşvik Etme: Teknik şartnameler tüm firmaların eşit şartlarda rekabet etmesini sağlayarak kamu kurumlarının en uygun fiyata en kaliteli ürünleri temin etmesine yardımcı olur.
Teknik Özellikleri Belirleme: Teknik şartnameler alım konusu mal veya hizmetin teknik özelliklerini ve standartlarını net bir şekilde belirleyerek kamu kurumlarının ihtiyaç duydukları ürünlere ulaşmasını sağlar.
Yapısal Tutarlılık: Belge mantıksal bir sıra izlemelidir. Başlıklar alt başlıklar ve maddeler, okuyucunun kolayca takip edebileceği şekilde düzenlenmelidir.

Teknik Şartnamelerin Yorumlanması

İhale süreçleri kamu kurumları ve özel sektör arasında yapılan alım-satım anlaşmalarında şeffaflığı, adaleti ve rekabeti sağlamak için titizlikle yürütülmesi gereken prosedürlerdir. Bu süreçlerin temel taşlarından biri olan teknik şartnameler kurumların ihtiyaç duyduğu mal veya hizmetlerin özelliklerini belirten ayrıntılı dokümanlardır. Teknik şartnamelerin doğru yorumlanması ihalelerin amacına uygun şekilde sonuçlanması açısından kritik öneme sahiptir. Yanlış veya eksik yorumlamalar, kamu kurumlarının ihtiyaçlarını tam olarak karşılamayan mal veya hizmetlerin satın alınmasına yol açabilir.

Teknik şartnamelerin doğru yorumlanması ihale süreçlerinin başarılı bir şekilde sonuçlanması için kritik bir adımdır. Hem hazırlık aşamasında kurum personeli tarafından hem de yazım aşamasında anlaşılır bir dil kullanılarak hazırlanan teknik şartnameler, istekliler tarafından doğru yorumlanmalıdır. Bu süreç kamu kurumlarının ihtiyaçlarını tam olarak karşılayan mal veya hizmetlerin temin edilmesini ve ihale sürecinde eşitlik ve rekabetin sağlanmasını garanti altına alır. Dolayısıyla teknik şartnamelerin yorumlanmasında uzmanlaşmış kişilerin rolü ve önemi büyüktür.

Teknik Şartnamelerin Yorumlanmasında Dikkat Edilecek Hususlar

Amaç ve Kapsamı: Teknik şartnamelerin amacı ve kapsamı ihale konusu mal veya hizmetin net bir şekilde tanımlanmasıdır. Bu nedenle yorumlama sırasında teknik şartnamelerin amacı ve kapsamı göz önünde bulundurulmalıdır.
Farklı Tekliflerin Karşılaştırılması: Teknik şartnamelerin yorumlanması farklı firmalar tarafından sunulan tekliflerin karşılaştırılabilir olmasını sağlamalıdır. Bu nedenle yorumlama sırasında farklı tekliflerin teknik özelliklerinin dikkate alınması önemlidir.
İhtiyacın Analizi: İstekliler teknik şartnameyi doğru yorumlayarak kurumun gerçek ihtiyacını anlamalıdır. Bu sayede ihtiyaç duyulan gerçek ürün veya hizmet teklif edilerek sürecin sağlıklı bir şekilde tamamlanması sağlanır.
Maddenin Anlaşılması: İstekliler her maddeyi dikkatle incelemeli ve anlamalıdır. Anlaşılamayan maddeler teklif hazırlama sürecinde ciddi sorunlara yol açabilir.
Sorular ve Açıklamalar: İstekliler teknik şartnamede belirsiz veya anlaşılmayan noktalar olduğunda açıklama talep etmelidir. Bu tekliflerin doğru ve eksiksiz hazırlanmasına yardımcı olur.
Şartların Birbiriyle Uyumlu Olup Olmadığı: Teknik şartnamenin tüm şartlarının birbiriyle uyumlu olup olmadığı kontrol edilmelidir.
Şartların Gerçekçi Olup Olmadığı: Teknik şartnamenin tüm şartlarının gerçekçi ve uygulanabilir olup olmadığı değerlendirilmelidir.
Teknik Terimlerin Doğru Kullanımı: Teknik şartnamelerde kullanılan teknik terimler açık ve net bir şekilde tanımlanmalıdır. Yorumlama sırasında bu terimlerin anlamlarının doğru anlaşılması önemlidir.
Yasal Mevzuata Uygunluk: Teknik şartnamelerin yorumlanması yasal mevzuata uygun şekilde yapılmalıdır. Bu nedenle yorumlama sırasında ilgili kanun ve yönetmelikler dikkate alınmalıdır.
Kanıtlanabilirlik: Teknik şartnamelerde istenilen özelliklerin veya belgelerin doğruluğunun kanıtlanması büyük önem taşır. Bu nedenle teknik bir özelliğin nasıl kontrol edileceği şartnamede açıkça belirtilmelidir. Aynı şekilde istenilen bir belgenin niteliği de şartnamede net bir şekilde ifade edilmelidir. Yorumlama sırasında bu hususlara dikkat edilmesi ve gerektiğinde açıklama talep edilerek tüm konuların netleştirilmesi önemlidir. Teknik özelliklerin kontrolü için net talimatlar verilmezse, son aşama muayene ve kabul sürecinde kanıtlanamayan özellikler veya teslim edilemeyen belgeler nedeniyle büyük bir karmaşa çıkabilir. Aynı şekilde istenen belgelerin ne olduğu tam olarak belirtilmelidir, yoksa işler sarpa sarar. Basit veya gereksiz bir husus için teslim edilemeyecek bir belge istenmiş ise veya belgenin temini için yeterli süre yok ise ihale iptal olabilir, son aşamada ürünler geldiği halde muayene ve kabul işlemleri yapılamayabilir.