Başlangıç olarak ihale sistemini bir örnek üzerinden açıklayalım. Basit bir örnek üzerinden ilerleyerek bir kurumun merkez ve taşra birimlerinde kullanılmak üzere 10.000 adet kürek ihtiyacı olduğunu ve ihaleye çıkacağını varsayalım ve bu alım üzerinden işlemleri detaylandıralım. Konunun anlaşılabilirliği için olumlu ve olumsuz senaryoları göz önünde bulundurarak adımları açıklayacağız.

10.000 Adet Kürek Almak İçin İhaleye Çıkıyoruz:

İlk adım ihtiyacın belirlenmesidir. Alım işlemi bir kurumun “10.000 adet kürek ihtiyacımız var” şeklinde bir ihtiyaç belirleme yapmasıyla başlar. Ancak satın alma birimi ne tür bir ürün alması gerektiğini bilemediği durumlarda ya fazladan çaba harcayarak doğru ürünü bulmaya çalışır ya da ihtiyacı karşılamayan bir ürün temin edebilir.

 Bu noktada ihtiyaç raporunun ayrıntılı bir şekilde oluşturulması önemlidir. İhtiyaç raporu hangi özelliklere sahip küreklerin talep edildiğini ve bu küreklerin hangi işte ve birimde kullanılacağı bilgisini içermelidir. Bu işleyişi kolaylaştıracak ve uygun ürünün seçilmesini sağlayacaktır.

İhtiyaç raporunun gerekçeleri gerçekçi olmadığında satın alma onay birimi işi iptal edebilir. İhtiyaç konusunda bir problem olmayabilir ancak evrak üzerinde bu zorunluluğun detaylandırılması gereklidir. Buna göre ödeme işlemini yapacak birimin bu ürünlere gerçekten ihtiyaç olduğuna kanaat getirmesi gerekir.

Her birimin sınırsız bir bütçesi olmadığı düşünüldüğünde ihtiyaç duyulan ürünler için bir öncelik planlaması yapması gerekmektedir. Dolayısıyla işin ilk aşaması olan ihtiyaç raporunun oluşturulması sağlam ve gerçekçi gerekçelere dayandırılan bir raporun hazırlanmasını içermektedir. Bu sayede onay birimi tarafından ödeme onayı alınarak satın alam işlemlerine başlanabilecektir.

İlk olarak küreklerin 81 il merkezi ve taşra birimlerine gönderileceğini varsayalım. İhtiyaç raporunda tüm detaylara yer verilmeli ve örnek kullanım tabloları sunulmalıdır. Örneğin geçmiş yıllarda bu birimlere kaç kürek gönderildiği belirtilmeli ve bu küreklerin kullanım ömürlerinin dolmak üzere olduğu ve depoda yeterli miktarda ürün bulunmadığı vurgulanmalıdır. Ayrıca satın alma işlemlerinin tamamlanması için gereken süreler de göz önünde bulundurularak 10.000 adet küreğin satın alma işlemlerinin erkenden başlatılması için talepte bulunulduğu da belirtilmelidir.

İhtiyacın tam olarak belirlenmesinden sonra alınacak ürün net bir şekilde açıklanmalıdır. Satın alma birimleri genellikle teknik konularda uzman olmayabilirler bu nedenle ihtiyacı belirten birim tarafından detaylı teknik bilgiler sağlanmalıdır. İhtiyaç duyulan ürünün hangi amaçla ve hangi özelliklere sahip olması gerektiği konusunda ihtiyacı bildiren birim daha iyi bilgi sahibi olacaktır.

Bu konuyu daha detaylı bir şekilde açıklayalım: Diyelim ki kürek alımı için işe başlıyoruz ve olası birkaç olumsuz senaryodan bahsedelim.

Burada 4 farklı tipte kürek resmi mevcut. Eğer bir seçenek belirlenmemiş ise hangi küreğin ihaleyi alacağını son aşamaya kadar bilemeyeceksiniz. Ayrıca kullanım amacına uygun olup olmadığı ise ayrı bir husus.

İhtiyacınız büyük kürek olmasına karşın teknik özelliklerin belirtilmemesi nedeniyle tamamen farklı kullanım için tasarlanmış daha küçük kürekler bile teklif edilebilir.

Ya da kürek teklifi geldiği halde ürün eksik olabilir. Küreklerin kullanılması için gereken saplar mevcut olmayabilir. Eğer saplar sağlanmışsa dahi küreğin kalitesi ve kullanım amacı da detaylı bir şekilde belirtilmelidir. Ayrıca küreğin işlevini yerine getirebilmesi için bir sapın olması gereklidir ve bu detaylar açıklığa kavuşturulmalıdır.

Küreği iki aşamada değerlendirebiliriz:

• Uç kısmı, yani çelik kısmı.
• Sap kısmı.

Genel olarak küreğin nasıl teslim edileceğinin de belirtilmesi önemlidir. Örneğin sap kısmı montajlanmış mı olacak? Kürek ve sap tek parça mı olacak? Eğer kürek ve sap tek parça olarak gelirse ve sap kırılırsa kürek kullanılamaz hale gelecektir. Bu nedenle sap ve uç kısımlarının ayrı ayrı parçalar olması gerektiği belirtilmelidir.

Sap kısmının montajlanması düşünüldüğünde montaj için çivi kullanılacak mı? Çivinin detayları da belirtilmelidir. Eğer çivinin detayları belirtilmemişse yanlış boyutta veya şekilde çiviler kullanılabilir veya hiç çivi kullanılmayabilir. Bu durumda ayrı sorunlar ortaya çıkarabilir.

Çivi hususuna değinilmemişse bir firma çiviyi montajlayıp gönderebilirken diğer bir firma hiç çivi dahi sağlamayabilir. Maliyet hesaplaması yapıldığında çivi ve kürek saplarının montajlanması için gerekli olan emek ve zamanın maliyeti düşünüldüğünde işin maliyeti artabilir. Bu durumda daha düşük kalitede ürün sunan firma teknik şartnamenin açıklarından faydalanarak maliyetten kaçınabilir ve daha düşük fiyatla teklif verebilir böylece işi kazanabilir.

Örnek bir tablo ile konuyu biraz daha detaylandıralım.

Bazı kürek türleri ve bunların teknik özelliklerine ait bilgilere yer verelim.

Kürek sapının montajı için kürekte çivi deliği bulunacak mı? Eğer bu hususa yer verilmezse maliyet hesaplaması yapılır. Eğer montaj deliği maliyeti arttırıyorsa delik olmadan teklif edilebilir. Ancak bu durumda kullanım aşamasında sorunlar yaşanabilir. Kürek sapı takılı olarak gelir ama sabitlemek için çivi deliği olmadığı için kullanım aşamasında problem yaşanabilir.

Şimdi bazı kürek türleri ve bunların teknik özelliklerine bir göz atalım.

• İnşaat Küreği (Eğik Saplı): Bu kürekler özel alaşımlı 1,50 mm kalınlıkta çelikten üretilir ve ısıl işlemle sertleştirilerek sağlamlık, dayanıklılık ve uzun süreli kullanım sağlar. Standart inşaat küreğine göre daha hafif ve kullanımı daha rahattır. Elektrostatik fırınlı toz boya ile boyanarak daha güzel bir görünüm elde edilir. Genellikle inşaat faaliyetlerinde harç ve kum aktarma gibi işlerde kullanıldığı gibi tarım ve bahçecilik alanlarında da tercih edilir. Özel eğik sapı fırınlanmış kayın ağacından üretilmiş olup, 1. sınıf kalitededir.
• Kar Küreği (Galvaniz) Düz Saplı: Bu kar küreği galvaniz kaplı sac malzemeden üretilir ve galvaniz kaplaması paslanmaya karşı uzun süreli dayanıklılık sağlar. Geniş ağzı sayesinde çeşitli alanlarda kullanıma uygun olan bu kürek, evlerden iş yerlerine, okullardan toplu taşıma istasyonlarına kadar farklı yerlerde kar temizliği için kullanılır. Düz sapı da fırınlanmış kayın ağacından üretilmiştir ve 1. sınıf kalitededir.
• Çöp Küreği: Çöp küreği 0,80 mm kalınlıkta galvanizli sac malzemesinden üretilmiştir. Sap kısmı kayın ağacından yapılmış olup, 1. sınıf kalitededir. 27 cm düz saplı olarak tasarlanmıştır. Ev ve iş yerlerinde faraş olarak kullanılan bu kürek, aynı zamanda inşaat alanlarında da inşaat artıklarını ve döküntülerini temizleme amacıyla tercih edilmektedir.
• Sıvacı Küreği: Sıvacı küreği 1,20 mm kalınlıkta paslanmaya ve korozyona dayanıklı galvanizli sac malzemesinden üretilmiştir. Isıl işlem uygulanmamıştır. Küçük boyutu ve hafifliği nedeniyle sıvacılar tarafından sıva işlerinde kullanılmaktadır. Ayrıca, ev, inşaat ve dükkân gibi alanlarda temizlik için faraş olarak da kullanılmaktadır. Sap kısmı 37 cm uzunluğunda olup, ardaksız, budaksız ve zımparalanmış bir yapıya sahiptir.
• Madenci Küreği (Oluklu): Madenci küreği özel alaşımlı 1,70 mm kalınlıkta çelikten üretilmiş olup, sağlamlık ve dayanıklılık için ısıl işlemle sertleştirilmiştir. Geniş hacimli çalışmalar için uygundur ve madencilik alanında, kömür ve toprak aktarımında kullanılır. Standart olarak hava kurumalı endüstriyel boya ile boyanmıştır.
• Madenci Küreği (DM Saplı): Bu kürek özel alaşımlı 1,70 mm kalınlıkta çelikten üretilmiştir ve ısıl işlemle sertleştirilmiştir. Standart olarak endüstriyel boya uygulanmıştır, ancak alternatif olarak elektrostatik fırınlı toz boya da kullanılabilir. Kömür ve toprak aktarımında sıkça kullanıldığı gibi tarım ve bahçe işlerinde de kullanılabilir. Sap kısmı fırınlanmış kayın ağacından üretilmiştir ve Demir-Ağaç D tutamak saplıdır.
• Faryap Küreği: Faryap küreği özel alaşımlı 1,70 mm kalınlıkta çelikten imal edilmiştir ve sağlamlık, dayanıklılık ve uzun ömürlü kullanım için ısıl işlemle sertleştirilmiştir. Estetik bir görünüm elde etmek için standart olarak elektrostatik fırınlı toz boya ile kaplanmıştır. Boya öncesinde, yüzeydeki pas ve yağlar kimyasal yöntemlerle temizlenmiş ve yıkanıp kurutulmuştur. Düz ağızlı ve geniş hacimli olması sebebiyle kömür, tahıl, kum gibi farklı malzemelerin aktarımı için çeşitli alanlarda kullanılabilir.
• Çeltik Küreği Yuvarlak (Baskılı): Yuvarlak çeltik küreği özel alaşımlı 1,70 mm kalınlıkta çelikten üretilmiş olup, sağlamlık, dayanıklılık ve uzun ömürlü kullanım için ısıl işlemle sertleştirilmiştir. Estetik bir görünüm sağlamak amacıyla standart olarak elektrostatik fırınlı toz boya ile boyanmıştır. Boya öncesi, yüzeydeki pas ve yağlar kimyasal yöntemlerle temizlenmiş ve yıkanıp kurutulmuştur. Her türlü bahçe işlerinde kullanılan bu kürek, toprağı ekime hazırlamak ve havalandırmak için tercih edilir. Baskılı olması, daha derin toprak aktarımını sağlar ve özellikle çeltik tarlalarında tercih edilir.
• Zahire Küreği Sapı (DM Tutamaklı): YKS tutamaklı zahire küreği sapı, 1. sınıf kayın ağacından imal edilmiştir ve ardak budak içermez. Sağlamlık, dayanıklılık ve uzun ömürlü kullanım için ağacın nem oranı %12-14 aralığına elektronik kontrollü fırınlarda düşürülmüştür. İnce zımparalanmış dış yüzey ve D şeklindeki Demir-Ağaç tutamağı, kullanıcıya büyük bir kullanım rahatlığı sunar.

Basit gibi görünen bir konuda bile birçok detay önem arz etmektedir. Teknik olarak bir küreğin çeliğinin kalın olması avantajlı gibi gözükse de detayları incelendiğinde sıvacı küreğinin kalınlığının biraz daha düşük olduğu görülür. Çünkü kalın bir kürek ağırlık yapabilir ve çalışanı daha çabuk yorabilir. Aynı şekilde madenci küreği daha sağlam olmalıdır ve üzerinde oluklar bulunmalıdır çünkü bu malzemelerin kürekten ayrılmasını kolaylaştırır veya sağlamlaştırır.

Zahire tahıl küreği ise diğerlerinden farklı bir yapıya sahiptir. Bu kürek geniş ve düz ağıza sahip olmalıdır. Diğer yandan inşaat ve bahçe küreği sivri uca sahip olmalıdır. Bu farklılıklar kullanım amacına göre belirlenir. Yukarıdaki açıklamalardan da anlaşılacağı üzere her malzeme farklı bir maliyeti beraberinde getirir ve dolayısıyla bu detaylar göz önünde bulundurulmalıdır. Bu nedenle işin iyi analiz edilerek bütün detaylara dikkat edilmesi gereklidir.

O halde basit bir kürek alımında bile birçok detaya yer vermek gerekecektir. Örnek olarak aşağıda bazı teknik detaylara yer verdik.

Örnek İnşaat Küreği Teknik Özellikleri:

• Çeliğin kalınlığı minimum 1,50 mm olacaktır.
• Çelik ısıl işlemle sertleştirilmiş olacaktır.
• Ağırlığı maksimum 1 kg olacaktır.
• Elektrostatik fırınlı toz boya ile boyanmış olacak ve rengi yeşil olacaktır.
• Boya öncesi boyanın dayanıklılığını sağlamak için yüzey pası ve yaşı alınarak yıkama ve kurutma işlemine tabi tutulmuş olacaktır.
• Küreğin ölçüsü 255×280 mm olacaktır, sap bağlantı kısmı olan kovan çapı 42 mm olacaktır,
• Kürek sapın montajı için çivi deliği olacaktır.

Örnek Kürek Sapı Teknik Özellikleri:

• Kayın ağacından üretilmiş olacaktır.
• Uzunluğu 150 CM olacaktır.
• Küreğin montajı için uç kısmı düzleştirilecektir.
• Üründe budak bulunmayacaktır.
• Yüzeyi zımparalanmış olacaktır.
• Her sapın yanında küreğin montajı için kullanılacak ve uygun ebatta montaj çivisi olacaktır.

Örnek olarak inceleyeceğimiz teknik şartnamelerde bu hususları detaylandırmaya devam edeceğiz.

Sonuç olarak bir ihalede ihtiyaç duyulan ve satın alma işi yapılacak ürünün detaylarına yer verilmesi bir zorunluluk olmakla birlikte iyi araştırma yapılarak tek bir ürünü işaret edecek şekilde de olmamalıdır.