Hiç kimse bir ihaleye sonuçsuz bırakmak amacıyla başlamaz. Bu nedenle tüm detayların iyi planlanması önemlidir. İşin başarılı bir şekilde sonuçlandırılabilmesi için öncelikle amacına uygun olarak sorunsuz bir şekilde tamamlanması gerekir. İhtiyaç olmadan satın alma işlemi yapılmaz. Eğer bir ihale başarısızlıkla sonuçlanırsa ihtiyaçlar zamanında karşılanamaz ve buna bağlı olarak çeşitli mağduriyetler ortaya çıkar. Yani bir kurum iç hatalar veya isteklilerin hataları nedeniyle görevini ifa edemediği için ihaleyi iptal etmek zorunda kalabilir.

İhalenin tüm aşamalarında gerekli önlemlerin alınmaması durumunda işin başarısız olma olasılığı artar. Bir işe başlamadan önce analizlerin iyi yapılması önemlidir. Piyasada tedarik sorunu olan veya üretiminde sıkıntılar yaşanan bir ürünü satın almaya çalışırsanız başarısızlık kaçınılmaz olur.

İşin başlangıç aşamasından bahsederken önceliğin ihtiyacın belirlenmesi olduğunu belirtmiştik. Örneğin bir kurum merkez ve taşra birimleri için 5.000 adet masaüstü bilgisayar alımı yapmayı planlıyorsa bu iş için belirli bir süreye ihtiyaç duyulacaktır. İhale ilanı ve teslim süresi dâhil olmak üzere yaklaşık 100 güne ihtiyaç olduğu düşünüldüğünde iyi bir plan yapılmadan ihaleye çıkılması durumunda iş başarısız olursa o yıl için yeni bir ihaleye çıkacak yeterli süre de kalmayacaktır. Teknik olarak 5.000 bilgisayar kullanacak personel mağdur edilmiş olacaktır.

Yeni göreve başlayacak personel için planlanan 5.000 bilgisayar alınamayacak ve bu durum personelin mağduriyetine neden olacaktır. Bu gibi hatalar özellikle merkez birimler tarafından yapılacaksa çok sayıda kullanıcıyı etkileyecek ve büyük sorunlara yol açabilecektir. Bu nedenle bu tür hususlara dikkat etmek önemlidir.

İhale bir hizmeti veya bir malı talep eden ve en uygun şartlarda teklifler sunanlar arasında yapılan eleme sonucunda en uygun istekliye işin verilmesidir. Kamu ihtiyacı olan hizmeti veya malı belirli koşullar altında ihaleye çıkarır. Bu koşullar kanunlar ve yönetmeliklerle belirlenir. Kamu kurumları ihale sürecinde belirledikleri şartları karşılayan firmalardan teklifler alarak ihaleyi gerçekleştirir. Bu süreçte teknik şartnamenin yanı sıra idari şartname de önemlidir ve firmalar bu şartnamelere uygun olarak ihalelere katılabilirler.

Kamu ihalelerine birçok firma katılır ve bu firmalar ihaleyi, uygun fiyatla alabilmek için rekabet ederler. Bu sürecin yönetiminden Kamu İhale Kurumu (KİK) sorumludur. KİK 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu gibi temel mevzuatla birlikte özel yönetmelikler doğrultusunda faaliyet gösterir. KİK Hazine ve Maliye Bakanlığına bağlı olarak çalışır ve tüm kamu ihalelerinin kontrolünü üstlenir. İhale ilanının yayımlanmasıyla başlayan süreç sözleşmenin imzalanmasıyla sona erer. Bu süreçteki sorumluluk KİK’e aittir.

Aslında ihalelerin temel amacı kurum ile yüklenici arasında bir sözleşme imzalanmasıdır. Ancak asıl sorumluluk sözleşme imzalandıktan sonra başlayacaktır.

İlk olarak merkezi birimler tarafından kapsamlı analizlerin yapılması gerekmektedir. Bu analizler yıl bazında fiyat istatistiklerinin derlenmesini içerir; böylece her yıl güncellenen bilgilere dayanarak daha önce alınan ürünlerin ve fiyatlarının değerlendirilmesi yapılabilir. Bu değerlendirme süreci her ürünün artılarını ve eksilerini tek tek gözden geçirerek yeni bir yıl için ihaleye hazırlık yapmayı içermelidir.

Teknik konularda da benzer şekilde ayrıntılı analizler gereklidir. Hangi cihazların ne tür arızalar verdiği, son kullanıcıların talepleri, karşılaştıkları sorunlar ve bu sorunların çözüm yöntemleri gibi konular detaylı bir şekilde incelenmelidir. Tüm bu faktörler ayrı ayrı değerlendirilmeli maliyet ve çözüm alternatifleri titizlikle ele alınmalıdır.

Bir hatanın çözümü için alınacak tedbirlerin maliyeti dikkate alınmalı ve gereksiz yere maliyetin artmasına yol açacak önlemler alınmamalıdır. Örneğin hiçbir tedbir alınmadığında 50 bilgisayarın arızalanarak kullanılamaz hale geleceğini tahmin ettiniz, ancak teknik şartnameye bir tedbir maddesi ekleyerek 50 bilgisayarın arızalanmasının önüne geçmeyi amaçladınız fakat eklediğiniz bu tedbir maddesi ihalede maliyet olarak karşımıza çıkacaktır ve bu maliyet ihale teklif bedeline eklenerek 500 bilgisayar bedeli gibi büyük bir meblağ olarak karşımıza çıkabilir.

Tüm bu süreçlerin öncelikle bakanlık birimleri içinde gerçekleştirilmesi ve daha sonra merkezi bir birim tarafından bakanlık birimleriyle istişare ve bilgi paylaşımı yapılması daha sağlam bir kamu yönetimi sağlayacaktır. Merkezi bir birim her yıl tüm bakanlık birimlerini toplayarak daha önce ne alındığını ne kadar ödendiğini ve neden belirli ürünlerin seçildiğini tartışabilir. Bu konuların sadece kâğıt üzerinde değil gerektiğinde teknik uzmanlarla yapılan detaylı değerlendirmelerle ele alınması daha verimli olacaktır.