İdari Şartnamenin Oluşturulması

Kurumsal hafızanın güzel kullanılmasıyla birçok problem daha oluşmadan bertaraf edilebilir. Merkez birimler ihtiyaçlarını karşılamak için yıllardır satın alma işlemlerini yapmaktadırlar. Yeni bir alım yapılacağı zaman eski alımlar ve sonuçlarının incelenmesi bile yeni yapılacak alım için birçok referans bilgiye yer verecektir.

İşin önceliği verileri güzel işlemek olacaktır. O yüzden zamanla ve tecrübe ile oluşturulmuş teknik şartnameler işleyişin sağlam ve anlaşılır olmasını sağlamaktadır.

Teknik şartnameler hususunda bir detaya yer vermek istiyoruz. Teknik şartnameler ile ihtiyaç duyulan malzemeye ilişkin birtakım standartlara yer verilerek ihtiyaç duyulan ürünün eksiksiz ve kaliteli alımı ana amaçtır. Bir ihaleye çıkıldığını varsayalım. Günümüzde ihalelerin hepsi KİK tarafından kullanıma sunulan EKAP sistemi tarafından açık bir şekilde yayınlanmaktadır. Herhangi bir vatandaş sisteme girerek herhangi bir iş ile ilgili bütün detaylara buradan ulaşabilmektedir.

Bir kurum ihaleye çıktı ve bazı ürünleri eleyecek şekilde şartname hazırladı. Bu durumda zaten kamuya açık olan sistemde bulunan dokümanları inceleyen ve o ihaleye girmesine engel teşkil eden maddeler olduğunu iddia eden bir üreticiye kanun bir hak tanımıştır. Bu hak “Zeyilname” olarak adlandırılmıştır. Kurum tarafından hazırlanan teknik şartnamelerde değiştirilmesi, kaldırılması veya eklenmesi istenilen hususlar için üreticiler teknik detaylara da yer vererek zeyilname ile başvuruda bulunurlar.

Bu her iki taraf içinde işin şeffaflığı açısından önemli bir husustur. Özellikle teknik konularda bu tür sıkıntıların yaşanması muhtemeldir. Bazı üreticiler diğer rakip firmaları sıkıntıya düşürmek için veya onların daha maliyetli fiyat vermelerini sağlamak için zeyilname verebilirler. Zeyilname her zaman kamunun menfaatine olmayabilir.

Veya bir üretici kendi ekonomik menfaati çerçevesinde teknik konularda talepte bulunabilir. Zaten kamuda yerleşmiş bir tecrübede bulunmaktadır. Bu tecrübe ışığında gerekli teknik inceleme ve değerlendirmeler yapılarak zeyilname ile istenilen değişiklikler kabul edilir veya kabul edilmez.

Üretici veya ihaleye katılan firmaların kuruluş amaçları para kazanmaktır. Büyük kapsamlı işleri yürüten üretici ve firmaların çalışan sayıları fazladır. Bu çalışanların ihtiyaçlarını gidermeleri için iş yapıp para kazanmaları gerekmektedir. Böyle bir sistem varken ellerinden para kazanma hakkı alınan üretici veya firmaların sessiz kalmak gibi bir durumu söz konusu da olmayacaktır diyebiliriz.

Yapılan işlemler için taraflı davranılmamalıdır. Yani sadece üretici tarafından bakıldığında o kendi menfaati çerçevesinde avantajı kendi lehine çevirerek kurumu yanıltmak ta isteyebilir.

Sonuçta kamu daha ucuza daha kaliteli ürün almak isterken tacirler ise daha fazla kar elde etmek için daha ucuz malzemeyi daha çok kar ile satmak isteyecektir. Bu ticaretin doğasında vardır.

Mal Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde şartnamelerin idari şartname, ön yeterlilik şartnamesi ve teknik şartname olduğu bildirilmiştir.

İdari şartnameler ilgili yönetmeliğin 12’nci maddesine göre idareler uygulayacağı ihale usulüne ilişkin Yönetmelik ekinde yer alan tip idari şartnameyi esas alarak idari şartnamede boş bırakılan veya dipnotlarda belirtilen hususları 4734 ve 4735 sayılı Kanunları ve diğer mevzuat hükümlerine aykırı olmayacak şekilde düzenlemek zorundadır. İdari şartnamede herhangi bir madde silinemez veya madde eklemesi yapılamaz.

İşin özelliğine göre eklenecek hususlar olduğunda ise ilgili kanun ve mevzuat hükümlerine aykırı olmamak koşuluyla ayrı bir bölüm olarak “Diğer Hususlar” bölümünde değişiklikler yapılabilir.

Kamu İhalelerinde İdari Şartnameler

Kamu ihalelerinde idari şartnameler ihale sürecinin adil ve şeffaf bir şekilde yürütülmesini sağlayan temel belgelerdir. Bu şartnameler ihaleye katılmak isteyen tedarikçilere ihaleye ilişkin önemli bilgileri sağlar ve katılım koşullarını belirler. Ayrıca kamu kurumlarının ihale sürecini düzenler ve yönlendirir.

İdari Şartnamelerin Önemi

  • Katılım Koşullarının Belirlenmesi: İdari şartnameler ihaleye katılmak için gerekli olan belgeleri, yetkinlikleri ve diğer koşulları belirler. Bu sayede ihaleye katılacak olan tedarikçilerin yeterliliklerinin değerlendirilmesi sağlanır.
  • İhale Sürecinin Yönlendirilmesi: İdari şartnameler ihale sürecinin nasıl işleyeceğini ve adımlarını belirler. Bu sayede tedarikçiler ve kamu kurumları arasındaki ilişkilerin düzenlenmesi ve şeffaf bir şekilde yürütülmesi sağlanır.
  • Hukuki Güvencenin Sağlanması: İdari şartnameler ihale sürecinde taraflar arasında oluşabilecek anlaşmazlıkların çözümüne ilişkin hükümleri içerir. Bu sayede hukuki güvencenin sağlanması ve adil bir sürecin yürütülmesi sağlanır.

Kamu İhalelerinde İdari Şartnamelerin İçeriği

  • İhale Konusu: İhaleye konu olan mal veya hizmetin tanımı ve özellikleri belirtilir.
  • Katılım Koşulları: İhaleye katılmak için gerekli olan belgeler, yetkinlikler ve diğer koşullar belirtilir.
  • İhale Süreci: İhale sürecinin nasıl işleyeceği başvuru ve teklif verme prosedürleri, değerlendirme kriterleri ve diğer aşamalar belirtilir.
  • Sözleşme Koşulları: İhale sonucunda yapılacak olan sözleşmenin koşulları ve hükümleri belirtilir.
  • Diğer Hususlar: İhale sürecine ilişkin diğer önemli hususlar örneğin teminatlar, ihale dokümanı ücreti, ihalede değişiklik yapma hakkı gibi konular belirtilir.

Hazırlık Süreci

  • İhtiyaç Analizi: İhaleye konu olan mal veya hizmetin gereksinimleri ve beklentileri belirlenir.
  • Standart Şablon Kullanımı: İdari şartnameler genellikle standart bir şablona dayanarak hazırlanır. Bu tutarlılık sağlar ve sürecin daha verimli olmasını sağlar.
  • Görüş Alımı: İdari şartnamelerin taslağı ilgili paydaşların görüşlerine sunulur ve gerekli düzenlemeler yapılır.
  • Onay Süreci: İdari şartnameler ilgili otoriteler tarafından onaylanır ve yayınlanır.

İdari şartnameler belirli bir şablon kullanılarak hazırlanır ve bütün kurumlar bu şablonu kullanırlar. İdari şartname maddelerinden herhangi birisi silinemez, eğer o madde kullanılmayacaksa boş bırakılması ve bu madde boş bırakılmıştır şeklinde not düşülmesi gerekmektedir. Bu sayede bütün kurumlar tarafından idari şartnamelerin belirli bir standart ile hazırlanması sağlanmış olacaktır. Bu husus idare katılımcılar ve denetim mekanizmalarının işlerini kolaylaştıracaktır. Genelde idari şartnamelere ekleme yapılmaz fakat zorunlu hallerde idari şartnamenin en altına gerekçeleri ile birlikte ekleme yapılabilir. Kamuda satın alma işlemleri yukarıda belirtilen kanun ve yönetmelikler çerçevesinde gerçekleştirilir. Bu düzenlemeler kamu kaynaklarının etkin, şeffaf ve hesap verilebilir bir şekilde kullanılmasını amaçlar. Kamu ihale süreçlerinde yer alan tüm paydaşların bu mevzuatlara uygun hareket etmesi kamu yararının korunması açısından büyük önem taşır.