Kamu İhalelerinde Zeyilname ile İhale Erteleme
“Kul hakkı sadece birisinin parasını yemek değildir. Karşımızdaki insanın duygularını sömürmek, psikolojisini alt üst etmek, hayallerini çalmak da bir kulun hakkına girmektir.”
Kamu İhalelerinde Zeyilname ile İhale Erteleme
Yasal Dayanak;
4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu Madde 29
“İhale dokümanında değişiklik veya açıklama yapılması Madde 29- …Zeyilname ile yapılan değişiklikler nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde, ihale tarihi bir defaya mahsus olmak üzere en fazla yirmi gün zeyilname ile ertelenebilir. Zeyilname düzenlenmesi halinde, teklifini bu düzenlemeden önce vermiş olan isteklilere tekliflerini geri çekerek, yeniden teklif verme imkânı sağlanır…”
“İhaleye davet Madde 50- …Zeyilname ile yapılan değişiklikler nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde, ihale tarihi bir defaya mahsus olmak üzere en fazla yirmi gün ertelenebilir. Zeyilname düzenlenmesi halinde, teklifini bu düzenlemeden önce vermiş olan isteklilere tekliflerini geri çekerek, yeniden teklif verme imkânı sağlanır…”
Kamu İhale Genel Tebliği Madde 15
“15.1. Şikâyet üzerine dokümanda değişiklik yapılması: İhale Uygulama Yönetmeliklerinin “İhale ve ön yeterlik dokümanında değişiklik veya açıklama yapılması” başlıklı maddesinde “Kanunun 55 inci maddesi uyarınca şikâyet üzerine yapılan incelemede; başvuruların ya da tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hataların veya eksikliklerin bulunması ve idarece ihale veya ön yeterlik dokümanında düzeltme yapılmasına karar verilmesi halinde, ihale veya son başvuru tarihine on günden az süre kalmış olsa dahi gerekli düzeltme yapılarak yukarıda belirtilen usule göre son başvuru veya ihale tarihi bir defa daha ertelenebilir. Belirlenen maddi veya teknik hataların veya eksikliklerin ilanda da bulunması halinde ise ihale sürecine devam edilebilmesi, ancak Kanunun 26’ncı maddesine göre düzeltme ilanı yapılması ile mümkündür.” hükmü yer almaktadır. Buna göre, şikâyet başvurusu üzerine, idarenin dokümanda düzeltme yapılmasına karar vermesi halinde, Kanunun 29 uncu maddesinin ikinci fıkrasında yer alan ve zeyilnamenin doküman indirenlerin tamamına ihale veya son başvuru tarihinden en az on gün önce bildirilmesini öngören düzenlemedeki on günlük süre ile bağlı olmaksızın ihale veya son başvuru tarihine kadar (ihale veya son başvuru günü hariç) zeyilname ile dokümanda düzeltme yapılabilecektir. Ancak zeyilnamenin son bildirim tarihi ile ihale veya son başvuru tarihi arasında on günden az süre kalması halinde, ihale tarihinin ertelenmesi zorunlu olup, bu erteleme sadece bir defa yapılabilecektir. İhale veya son başvuru tarihinin ertelenmesi halinde, yeni ihale veya son başvuru tarihinin, zeyilnamenin son bildirim tarihinden itibaren on günden az olmayacak şekilde belirlenmesi gerektiği hususuna dikkat edilmelidir. Zeyilname ile ihale veya son başvuru tarihinin ertelenmesi halinde, erteleme süresi ihale veya son başvuru tarihinden itibaren hiçbir durumda yirmi günü geçemeyecektir.”
Zeyilname ve ihale erteleme kamu ihalelerinde sıkça karşılaşılan durumlardan biridir ve ihale sürecinin doğru bir şekilde yönetilmesi için kritik öneme sahiptir.
İhale erteleme bir ihale sürecinin başlangıcının planlanan tarihten sonra bir tarihe ertelenmesi anlamına gelir. İhale erteleme genellikle belirli bir nedenle gereklidir ve ihale sürecinin doğru bir şekilde yönetilmesi için önemlidir. İhale erteleme durumunda tüm tedarikçilere duyuru yapılmalı ve gerekçeleri açıklanmalıdır.
4734 sayılı Kanuna göre ihale tarihinin zeyilname ile ertelenmesi iki durumda mümkündür:
a) Kanunun 29. maddesine göre hata veya eksikliğin idare tarafından kendiliğinden tespit edilmesi veya isteklilerce yazılı olarak bildirilmesi.
b) Kanunun 55. maddesine göre idareye şikâyet başvurusu üzerine.
Bu başlık altında esasen Kanunun 29. maddesine göre hata veya eksikliğin idare tarafından kendiliğinden tespit edilmesi veya isteklilerce yazılı olarak bildirilmesi halinde düzenlenecek zeyilname ile ihale tarihinin ertelenmesi hakkında açıklamalar yapılmıştır.
Kanun koyucu “zeyilname ile yapılan değişiklikler nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde, ihale tarihi bir defaya mahsus olmak üzere en fazla yirmi gün zeyilname ile ertelenebileceğini” hüküm altına alarak idareye ihale tarihini öteleme imkânı vermiş ve isteklilerin tekliflerini daha sağlıklı hazırlamalarına fırsat tanımıştır.
Bunlara ek olarak mücbir sebepler (Doğal afetler, savaşlar, salgın hastalıklar gibi öngörülemeyen ve önlenemeyen olaylar nedeniyle), ihaleye ilişkin bir dava açılması veya yasal bir engel oluşması gibi yasal nedenlerle ihale ertelenebilir.
İhale erteleme süresi ihale yetkilisi tarafından belirlenir. Kamu ihalelerinde ihale erteleme süresi 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nda ve ilgili yönetmeliklerde belirlenmiştir. Genellikle ihaleyi açan idare belirli koşullar altında ihaleyi bir defaya mahsus olarak erteleyebilir. Bu süre belirli bir gün sayısına tabi değildir ve ihaleyi açan idarenin takdirine bağlı olarak değişebilir. Bu nedenle her ihalede erteleme süresi farklılık gösterebilir ve belirli bir standart süre yoktur.
Özel bir durum olarak idare henüz hiçbir ihale dokümanı teslim alınmadığı durumda ihale tarihine 10 günden az süre kalmış ise kendiliğinden zeyilname yapma yetkisine sahiptir. Bu durumda idarenin zeyilname yapması için özel bir talep veya koşul aranmaz. İdare ihale tarihinde değişiklik yapılmasının gerekliliğini belirlediği takdirde zeyilname yapabilir ve bu konuda herhangi bir tereddüt bulunmamaktadır.
Zeyilname ile ihale tarihinde değişiklik yapıldığı durumlarda ihale dokümanının satış süreci önem taşır. İhale tarihinin ötelenmesi durumunda ihale dokümanının satışının devam etmesi esastır. Aksi takdirde 4734 sayılı Kanunun temel ilkeleriyle çelişir. Bu bağlamda ihale tarihinde bir değişiklik olduğunda idarenin ihale dokümanını satın almak isteyen tarafların taleplerini karşılaması gerekmektedir.
İlana Yansımış Hususların Zeyilname ile Değiştirile Bilirliği
Yasal Dayanak;
4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu “Madde 29:
İlân yapıldıktan sonra ihale dokümanında değişiklik yapılmaması esastır. Değişiklik yapılması zorunlu olursa, bunu gerektiren sebep ve zorunluluklar bir tutanakla tespit edilerek önceki ilânlar geçersiz sayılır ve iş yeniden aynı şekilde ilân olunur.
Ancak, ilân yapıldıktan sonra, tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hatalar veya eksikliklerin idarece tespit edilmesi veya isteklilerce yazılı olarak bildirilmesi halinde, ihale dokümanında değişiklikler yapılabilir. Yapılan bu değişikliklere ilişkin ihale dokümanının bağlayıcı bir parçası olan zeyilname, son teklif verme gününden en az on gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde ihale dokümanı alanların tamamına gönderilir. Zeyilname ile yapılan değişiklikler nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde, ihale tarihi bir defaya mahsus olmak üzere en fazla yirmi gün zeyilname ile ertelenebilir. Zeyilname düzenlenmesi halinde, teklifini bu düzenlemeden önce vermiş olan isteklilere tekliflerini geri çekerek, yeniden teklif verme imkanı sağlanır…”
Kamu İhale Genel Tebliği, Resmî Gazete Tarihi: 22.08.2009, Resmî Gazete Sayısı: 27327
“Madde 1- Amaç ve kapsam 1.1. Bu Tebliğin amacı, 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ile 5/1/2002 tarihli ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununun uygulanmasında karşılaşılan tereddütlere açıklık getirilmesi ve bu hususlarda uyulması gerekli esasların belirlenmesidir.
Madde 2- Dayanak 2.1. Bu Tebliğ,4734 sayılı Kanunun 53’üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.”
Madde 15-Dokümana ilişkin hususlar
15.1. Şikâyet üzerine dokümanda değişiklik yapılması
İhale Uygulama Yönetmeliklerinin “İhale ve ön yeterlik dokümanında değişiklik veya açıklama yapılması” başlıklı maddesinde “Kanunun 55 inci maddesi uyarınca şikayet üzerine yapılan incelemede; başvuruların ya da tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hataların veya eksikliklerin bulunması ve idarece ihale veya ön yeterlik dokümanında düzeltme yapılmasına karar verilmesi halinde, ihale veya son başvuru tarihine on günden az süre kalmış olsa dahi gerekli düzeltme yapılarak yukarıda belirtilen usule göre son başvuru veya ihale tarihi bir defa daha ertelenebilir. Belirlenen maddi veya teknik hataların veya eksikliklerin ilanda da bulunması halinde ise ihale sürecine devam edilebilmesi, ancak Kanunun 26’ncı maddesine göre düzeltme ilanı yapılması ile mümkündür.” hükmü yer almaktadır. Buna göre, şikayet başvurusu üzerine, idarenin dokümanda düzeltme yapılmasına karar vermesi halinde, Kanunun 29 uncu maddesinin ikinci fıkrasında yer alan ve zeyilnamenin doküman indirenlerin tamamına ihale veya son başvuru tarihinden en az on gün önce bildirilmesini öngören düzenlemedeki on günlük süre ile bağlı olmaksızın ihale veya son başvuru tarihine kadar (ihale veya son başvuru günü hariç) zeyilname ile dokümanda düzeltme yapılabilecektir. Ancak zeyilnamenin son bildirim tarihi ile ihale veya son başvuru tarihi arasında on günden az süre kalması halinde, ihale tarihinin ertelenmesi zorunlu olup, bu erteleme sadece bir defa yapılabilecektir. İhale veya son başvuru tarihinin ertelenmesi halinde, yeni ihale veya son başvuru tarihinin, zeyilnamenin son bildirim tarihinden itibaren on günden az olmayacak şekilde belirlenmesi gerektiği hususuna dikkat edilmelidir. Zeyilname ile ihale veya son başvuru tarihinin ertelenmesi halinde, erteleme süresi ihale veya son başvuru tarihinden itibaren hiçbir durumda yirmi günü geçemeyecektir.”
İhale sürecinde ilan edilen hususların sadece zeyilname ile değiştirilmesinin mümkün olup olmadığına dair çeşitli tartışmalar bulunmaktadır. Özellikle idari şartnamede veya ilanda belirtilen hususların sonradan zeyilname ile değiştirilip değiştirilemeyeceği konusu üzerinde durulmaktadır. Örneğin idari şartnamede fiyat farkı verilmeyeceği ifade edilmişse sadece zeyilname düzenlenerek bu hususta bir değişiklik yapılamaz. Çünkü ilana yansımış olan bu düzenleme ihale sürecinin şeffaflığı ve adilliği açısından önem taşır.
EKAP sistemi aracılığıyla yapılan ihalelerde ilanlar genellikle önemli bilgiler içermektedir. İhale ilanlarında yer alan hususlar ihaleye katılmak isteyenler için kritik öneme sahiptir. Dolayısıyla ilanlarda belirtilen hususlar sonradan zeyilname ile değiştirilemez. Aynı şekilde gazete ilanları gibi diğer ihale ilan yöntemlerinde de benzer durumlar söz konusudur. Bir ihale ilanında yer alan bilgilerin sonradan değiştirilmesi adil rekabet ilkesini zedeler ve katılımcılar arasında eşitsizlik yaratabilir.
İhale sürecinde ihale ilanlarındaki bilgilerin doğruluğu ve güncelliği ihaleye katılmak isteyen taraflar için büyük önem taşır. İhale ilanları genellikle EKAP sistemi veya gazeteler aracılığıyla duyurulur ve içerdikleri bilgiler katılımcıların ihaleye katılıp katılmama kararlarını etkileyebilir. Bu nedenle bir firma ilanı kontrol ettiğinde içerdiği maddeler nedeniyle ihaleye katılmama kararı verebilir. Ancak ilanlar sonradan değiştirildiğinde veya eksiklikler tespit edildiğinde bu bilgilerin doğru bir şekilde iletilmesi ve duyurulması büyük önem taşır.
Özellikle bir firmanın ihaleye katılmama kararı aldığı bir madde sonradan değiştirildiğinde bu firmanın avantajından haberdar olması önemlidir. Bu durum firmanın ihaleye katılıp katılmama kararını yeniden gözden geçirmesine ve gerektiğinde ihale sürecine dâhil olmasına olanak tanır. Dolayısıyla ilanlarda yapılan değişikliklerin ilgili taraflara doğru şekilde iletilmesi ihale sürecinin güvenilirliği ve adilliği açısından hayati bir öneme sahiptir.
İlana yansımış olan hususların sadece zeyilname ile değiştirilemeyeceği ve bu tür durumlar için düzeltme ilanı yapılması gerektiği açıktır. İlanlarda yer alan bilgilerin doğru ve güvenilir olması ihale sürecinin adil ve şeffaf bir şekilde yürütülmesi için temel bir gerekliliktir. Bu nedenle ihale ilanlarında yapılan değişikliklerin uygun şekilde duyurulması ve ilgililere iletilmesi büyük önem taşır.
Türkiye’deki Kamu İhale Kanunu (KİK) çerçevesinde ihale ilanına yansımış hususların değiştirilmesi belirli kurallara tabidir. İhale sürecinde yapılan değişiklikler ve düzeltme ilanları belirli süreler içinde yapılmalıdır aksi takdirde ihale iptal edilip yeniden yapılmak zorunda kalabilir. Bu süreler ihale türüne göre değişiklik göstermektedir. Biz burada merkez birimler tarafından yapılan büyük ihaleleri baz alacağız.
İlgili sürecin yönetmelikleri ve kuralları şunları içerebilir:
İlanın Yayımlanma Tarihinden İtibaren 15 Gün İçinde Değişiklik: İhale ilanına yansımış herhangi bir maddenin değiştirilmesi gerekiyorsa bu değişiklik ilan yayımlandıktan sonraki 15 gün içinde yapılmalıdır. Bu süre zarfında yapılan değişiklikler düzeltme ilanı olarak yayımlanır ve ihale süreci bu değişikliklere göre devam eder.
15 Gün Sonrası Değişiklik Yapılamaz: İlan yayımlandıktan sonra 15 gün geçtiğinde ilan metninde belirtilen hususlarda değişiklik yapılamaz. Bu sürenin ardından herhangi bir değişiklik yapılması gerekiyorsa ihale iptal edilip yeniden ihale sürecine başlanması gerekecektir.
Düzeltme İlanının Gerekliliği: İlan metninde yer alan bilgilerde herhangi bir hata, eksiklik veya değişiklik ihtiyacı tespit edilirse bu durumda düzeltme ilanı yayımlanır. Düzeltme ilanı ilan metnindeki hataların düzeltilmesini sağlar ve katılımcılar bu değişikliklerden haberdar olur. Düzeltme ilanı ilk ihale ilanında yapılan işlemlerin tekrarını içermektedir.
Yeniden İhale Gerekliliği: 15 günlük süre geçtikten sonra yapılan değişiklikler ihale sürecinin şeffaflığı ve adil rekabetin sağlanması açısından sorun yaratabilir. Bu nedenle belirtilen sürenin ardından yapılacak değişiklikler ihale sürecini bozacağı için ihale iptal edilerek yeniden ilana çıkılması gerekecektir.
Burada asıl konu ilk ihale ilanını inceleyerek ihaleye katılmama kararı alan bir isteklinin, daha sonraki değişiklikler sonucunda ihaleye katılması için uygun şartların oluşması durumunda, bu isteklinin ihaleden haberdar edilmesi ve gerekli hazırlıkları yapması için eşit imkânların sağlanmasıdır. Diğer istekliler ilk aşamada hazırlıklara başlamışken değişiklik sonrası katılacak isteklinin hazırlık için daha az süresi kalacaktır. Bu sürelerin temel amacı bu eşitsizliği engellemektir.
Usulen zeyilname sadece belge satın alanlara gönderilecektir. İlk ilanda (gazete veya diğer yöntemler) şartların uygun olmadığını düşünen bir istekli, daha sonraki aşamada zeyilnameyi kontrol etmeyecektir. Gazete ile ihaleleri takip eden bir isteklinin değişiklikten haberdar olmaması gayet normal bir durumdur. Bu gibi durumlarda isteklilerin ihaleye katılma fırsatlarının sağlanmasının amaç edinildiğini söylemek daha doğru olacaktır.
Bütün bunlarla birlikte zeyilname ile değişiklik yapılması ve ihalenin ertelenmesi mantıklı gibi görülebilir ancak yukarıda belirtildiği gibi zeyilname zaten ihaleye katılmak isteyenler için yapılır. İhale ilanı ise ihaleye katılma potansiyeli olan isteklileri sürece dâhil etmeyi amaçlamaktadır.
Bu kurallar ihale sürecinin düzenli, şeffaf ve adil bir şekilde yürütülmesini sağlamak amacıyla belirlenmiştir. İhale ilanına yansımış hususların zamanında ve doğru şekilde düzeltilmesi katılımcıların ihale şartlarını net bir şekilde anlamalarını ve ona göre tekliflerini hazırlamalarını sağlar. Bu yüzden ihale yayımlanma tarihinden itibaren 15 gün içinde gerekli değişikliklerin yapılması çok önemlidir.
Eğer değiştirilecek bir husus var ise süre geçirmeden en kısa sürede yapılması daha uygun olacaktır. Bu nedenle değişiklik talebi olanların beklemeden değişiklik taleplerini iletmesi, kurumların ise uygun değişiklikleri beklemeden gerçekleştirmesi aksaklıkların önüne geçmesi için faydalı olacaktır. İhale sürecinde yapılacak değişikliklerin hızlı bir şekilde gerçekleştirilmesi önemlidir.
Hızlı İletim ve Değerlendirme: Değişiklik talebi olan katılımcıların bu taleplerini mümkün olan en kısa sürede iletmeleri gerekmektedir. Kurumlar da bu talepleri hızla değerlendirip karara bağlamalıdır. Böylece sürecin aksamasının ve gecikmelerin önüne geçilmiş olur.
Proaktif Yönetim: İhale sürecini yöneten kurumlar ilan yayımlandıktan sonra değişiklik taleplerinin gelme olasılığını göz önünde bulundurarak proaktif bir şekilde hareket etmelidirler. Yani ilanın yayımlanmasından hemen sonra potansiyel eksiklikleri ve hataları tespit etmeye çalışmalıdırlar.
İletişim ve Koordinasyon: Katılımcılar ile ihale sürecini yöneten kurumlar arasında etkin bir iletişim kanalı oluşturulmalıdır. Değişiklik talepleri ve düzeltme ilanları konusunda şeffaf bir bilgi akışı sağlanmalıdır.
İlan Yayımından Sonraki 15 Gün: İlan yayımlandıktan sonraki 15 günlük süre zarfında değişiklik yapılabileceği dikkate alınarak bu sürenin sonuna kadar değişiklik talepleri bekletilmemelidir. İhale ilanına yansımış hususlarda yapılacak her türlü değişiklik mümkün olan en kısa sürede yapılmalıdır ki katılımcılar gerekli düzenlemeleri yaparak ihaleye sağlıklı bir şekilde katılabilsinler.
Bu hususlar birçok kaynakta “İlana yansımış olan hususların sadece zeyilname ile değiştirilemeyeceği” olarak geçmektedir. Burada yanlış anlaşılma olabiliyor. Zeyilname ile değiştirilemeyeceğinden bahis sadece zeyilname yayınlayarak değişikliğin yapılamayacağı, değişiklik yapılacak ise bu değişikliğin düzeltme ilanı ile yapılmasından bahsedilmektedir. Düzeltme ilanı yapılmadan önce zaten zeyilname düzenlenmesi gerekecektir.
Zeyilname ve düzeltme ilanı kavramları arasında net bir fark bulunmaktadır ve bu fark ihale sürecinde doğru adımların atılması açısından kritik öneme sahiptir. Bu durumu daha açık hale getirmek için şu noktalara değinilebilir:
Zeyilname ile Değişiklik Yapılamaması: İhale ilanına yansımış hususların zeyilname ile değiştirilmesi mümkün değildir. Zeyilname genellikle ihale teknik şartname ve dokümanlarında sonradan eklenen veya değiştirilen hususları kapsar ancak ilan metninde yapılacak değişiklikler için uygun bir araç değildir. İlanın içeriğini belirleyen ana belge teknik şartnamedir. Teknik şartname değişiklikleri zeyilname ile yapılır. Eğer zeyilname ile yapılacak değişikliği içeren maddeler ilan içerisinde de bulunuyorsa önce zeyilname ile teknik şartname değiştirilir, daha sonra düzeltme ilanı yayınlanır.
Düzeltme İlanı Gerekliliği: İhale ilanında yer alan bilgilerde bir değişiklik yapılması gerekiyorsa bu değişiklik düzeltme ilanı ile yapılmalıdır. Düzeltme ilanı orijinal ilan metninde yer alan eksikliklerin hataların veya değişiklik ihtiyaçlarının resmi olarak duyurulması anlamına gelir.
Doğru Anlama ve Uygulama: “İlana yansımış olan hususların sadece zeyilname ile değiştirilemeyeceği” ifadesi değişikliklerin sadece zeyilname yayımlanarak yapılamayacağını, bunun yerine resmi bir düzeltme ilanı yayımlanması gerektiğini belirtir. Zeyilname dokümanlarda değişiklik yapılmasını sağlar ancak ilan metni değişiklikleri için kullanılmaz. Bu nedenle ihale ilanına yansımış hususlarda yapılacak değişikliklerin yalnızca zeyilname ile değil düzeltme ilanı yayımlanarak yapılması gerektiği açıkça belirtilmiştir. Bu durum hem katılımcıların hem de ihale sürecini yöneten kurumların süreçle ilgili doğru bilgilere sahip olmalarını sağlar ve olası yanlış anlaşılmaları önler.
