Bütçede ödeneği olmayan bir iş için ihaleye çıkılamayacaktır. Bütçede belirli bir miktarda ödenek varsa öncelikle ihtiyaç duyulan malın bedelini karşılamaya yetip yetmeyeceğinin belirlenmesi gerekecektir. Aksi takdirde bütçemizi aşan bir alıma çıkılamayacağı için ihale yapılır daha sonra bütçeyi aştığı için iptali gerekebilir.

Ön fiyat araştırma işlemine yaklaşık maliyet denilir. Öncelikle ihtiyaç ortaya çıkar ihtiyacın miktarı ve nitelikleri ise teknik şartname ile belirlenir, teknik şartname üreticilere ve firmalara iletilerek bu iş için yaklaşık maliyetin belirlenerek iletilmesi istenilir. Yaklaşık maliyete ihale ve ön yeterlilik ilanlarında yer verilmez ve KDV oranının değişme ihtimali olduğu için tekliflerin KDV hariç olarak hesaplanması istenilir.

Yaklaşık maliyet hesabı gizli olarak oluşturulur. Yetkisiz kişilerin erişmesine izin verilmeyecek tedbirler idare tarafından sağlanır.

Yaklaşık maliyet hesabı için teknik şartnamelerde alım konusu malın niteliği, miktarı, teslim süresi, nakliyesi, sigortası ve diğer özel şartlar belirtilerek maliyete etki edecek bütün hususlar tek bir belgede yer alması sağlanır. Firmalar bu belgeye göre maliyet hesabını yaparak ihalede teklif edecekleri miktara yakın bir fiyat verirler.

Genelde büyük mal alımlarında üreticiler arasındaki oluşan rekabet nedeniyle yaklaşık maliyet ile ihalede teklif edilen miktar arasında fark oluşabilmektedir. Üreticilerin büyük alımlara özel fiyatlar vermeleri nedeniyle bu husus daha önceden öngörülemez. Birçok bilgisayar üreticisi ihaleye yükleniciler ile katılırlar ve genelde fiyatı ihaleye en yakın zamanda firmalara iletirler. Hatta birçok üretici bütün süreci firmalar ile birlikte yürütürler diyebiliriz.

Kurum üretici ve firmalardan gelen yaklaşık maliyete ilişkin belgeleri bir hesap cetvelinde toplayarak ilgili bütün belgeleri ek olarak onaya sunar.

Yapılacak ihale usulünün belirlenmesi için yaklaşık maliyet büyük önem arz etmektedir. Yaklaşık maliyet miktarına göre eşik değer hesaplaması yaparak ihaleye çıkılabilir.

İhale ilan sürelerinin belirlenmesi içinde yaklaşık maliyetin hesap edilmesi gereklidir. Eşik değerler ihale ilan şeklinin belirlenmesinde önemli bir husustur. Kurum ihtiyaç halinde daha önceki yıllardaki kendi alımlarına ait fiyat ortalamalarından da yararlanabilir.

Alım konusu mal ile ilgili daha önceki dönemlerde İdarece alım yapılmış ise Türkiye İstatistik Kurumu tarafından yayımlanan uygun endeksten yararlanmak suretiyle bu alımlara ilişkin fiyatlar güncellenerek de yaklaşık maliyet hesaplanabilir. Döviz ile yapılmış olan alımlarda ise Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz alış kuru veya çapraz kur üzerinden fiyatlar güncellenerek yaklaşık maliyet hesaplanabilir.

Yaklaşık maliyetin hesaplanmasında kullanılan her tür bilgi ve belgeye hesap cetveli ekinde yer verilir ve hazırlayanlar tarafından imzalanır.

İhale işlemlerine başlamadan önce, ihale onay belgesinin ekine konulmak üzere, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir. Yaklaşık maliyete ihale ilânlarında yer verilmez, isteklilere veya ihale süreci ile resmî ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz.

Satın Alma İşlemlerinde Önemli Bir Adım Yaklaşık Maliyet Belirleme Süreci

Yaklaşık maliyet belirleme bir ürünün veya hizmetin piyasa değerinin belirlenmesinde kritik bir aşamadır. Bu süreç tedarikçilere teknik şartnamelerin iletilmesi ve belirli bir ürün veya hizmet için fiyat tekliflerinin istenmesiyle başlar. Yaklaşık maliyet belirleme aşaması satın alınacak ürün veya hizmetin benzerlerinin piyasa fiyatlarının analiz edilmesidir.

Bu analiz ilgili sektördeki genel fiyatları benzer ürünlerin veya hizmetlerin satış fiyatlarını ve diğer maliyet unsurlarını içerir. Ardından belirlenen teknik şartnamelere uygun olarak talep edilen ürün veya hizmetin maliyetinin tahmin edilmesi için çeşitli faktörler dikkate alınır. Bu faktörler arasında malzeme maliyetleri, işçilik masrafları, nakliye ve taşıma giderleri, vergiler ve diğer ilgili masraflar yer alır. Yaklaşık maliyet belirleme süreci ihale sürecinin adil ve rekabetçi bir şekilde yürütülmesini sağlamak için önemlidir. Bu süreç tedarikçilerin sağlayacakları tekliflerin kabul edilebilir bir fiyat aralığında olmasını sağlar ve böylece kamu kaynaklarının etkin ve verimli bir şekilde kullanılmasına katkıda bulunur. Yaklaşık maliyet belirleme süreci kamu kurumları için önemli bir karar alma aracıdır ve dikkatle yürütülmesi gerekmektedir