KİK İhale işlem Dosyası

Yasal Dayanak;

4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu Madde 7:

“İhale işlem dosyası Madde 7- İhalesi yapılacak her iş için bir işlem dosyası düzenlenir. Bu dosyada ihale yetkilisinden alınan onay belgesi ve eki yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli, ihale dokümanı, ilân metinleri, adaylar veya istekliler tarafından sunulan başvurular veya teklifler ve diğer belgeler, ihale komisyonu tutanak ve kararları gibi ihale süreci ile ilgili bütün belgeler bulunur.”

Kamu İhale Kurumu (KİK) tarafından yürütülen ihalelerde ihale işlem dosyası hazırlanması gerekmektedir. Bu dosya ihale ile ilgili bütün süreçlere ait dokümanları içerir.

İhale konusu işle ilgili olarak düzenlenen her türlü tutanak ve kararların ihale işlem dosyasında bulunması yasal bir zorunluluktur. Bu tutanaklar ve kararlar ihale sürecinin her aşamasında alınan kararları ve yapılan işlemleri belgelemek amacıyla tutulur ve dosyalanır. Bu belgeler ihale sürecinin şeffaflığını ve güvenilirliğini sağlamak için önemlidir.

İhale İşlem Dosyası

İhale işlem dosyası ihale ilanından sözleşmenin imzalanmasına kadar geçen tüm aşamalarda üretilen belgeleri içeren bir derlemedir. Bu dosya ihale sürecinin şeffaflığını ve hesap verebilirliğini sağlar ve herhangi bir itiraz veya yasal uyuşmazlık durumunda kanıt olarak kullanılır.

İhale işlem dosyası hazırlanırken dikkate alınması gereken birkaç önemli husus bulunmaktadır. İlk olarak dosyanın titizlikle düzenlenmesi ve eksiksiz olması gerekmektedir. Dosyanın içeriği ihale sürecinin tüm aşamalarını kapsamalı ve her aşamada alınan kararları ve yapılan işlemleri belgelemelidir.

Dosya İçeriği

• İhtiyaç Raporu:
• Teknik ve İdari Şartnameler: İhale sürecinde belirlenen teknik ve idari şartnameler ihale işlem dosyasının temelini oluşturur. Bu belgeler ihale konusu işin detaylarını, gereksinimleri, ihaleye katılma koşullarını ve diğer önemli bilgileri içerir.
• Yaklaşık maliyet hesabına ilişkin belgeler: Yaklaşık maliyet belgesi
• İhale Onay Belgesi: İhale sürecinin başlaması için gereken onay belgesi dosyanın vazgeçilmez bir parçasıdır. Bu belgede ihaleyi yapan idarenin adı, işin türü, miktarı, yaklaşık maliyeti, kullanılabilir ödenek miktarı ve diğer önemli bilgiler yer alır.
• İhale İlanı ve İlan Metni: İhale sürecinin başlangıcını temsil eden ilan metni ihale işlem dosyasının önemli bir parçasıdır. İlan metni ihale konusunu, şartnamelerin nereden temin edileceğini, son teklif verme tarihini ve diğer önemli bilgileri içerir. İhalenin konusu, kapsamı, şartları ve süresi ile ilgili bilgileri içeren resmi belgedir.
• İhale komisyonunun kurulması ve onay belgeleri
• İhale dokümanı, zeyilname ve açıklamalar
• İstekliler tarafından sunulan başvurular ve teklifler
• Teklifler ve Ekleri: İstekliler tarafından sunulan tekliflerin tamamı ve ek belgeleri.
• Tutanaklar ve Kararlar: İhale sürecinin her aşamasında alınan tutanaklar ve kararlar, ihale işlem dosyasında saklanır. Bu belgeler, ihale sürecinin şeffaflığını ve güvenilirliğini sağlamak için önemlidir.
• Komisyon Tutanakları: İhale komisyonunun toplantılarında alınan kararları ve görüşmeleri içeren tutanaklar.
• Ödenek ve kamulaştırma belgeleri
• Bilgi eksikliği kapsamında yapılan yazışmalar
• Diğer İlgili Belgeler: İhale süreciyle ilgili olarak düzenlenen diğer belgeler de ihale işlem dosyasında bulunur. Bu belgeler, ihale sürecinin gerektirdiği her türlü bilgiyi içerebilir ve dosyanın tamamlanmasını sağlar.
• Tebligatlar
• İhale Sözleşmesi: İhaleyi kazanan istekli ile kamu kurumu arasında imzalanan sözleşmedir.

Tüm belgeler eksiksiz ve doğru olmalıdır. Belgeler tarih ve sıra numarasıyla düzenli olarak dosyalanmalıdır. Dosya yetkililer tarafından kolayca erişilebilecek bir yerde saklanmalıdır. Dosya ihalenin kesinleşmesinden sonra en az beş yıl süreyle muhafaza edilmelidir.

Kurum tarafından hazırlanan dosyadan hariç firmalar tarafından tekliflerin sunulması aşamasında hazırlanacak dosya içinde dikkat edilmesi gereken bazı hususlar bulunmaktadır.

Firmaların İhale Teklif Dosyası Hazırlama Aşamaları:

• İhale İlanını İncelemek: İhaleye katılmadan önce ihale ilanında yer alan tüm şartları ve koşulları dikkatlice incelemeniz ve firmanızın bu şartları karşılayıp karşılamadığını değerlendirmeniz önemlidir.
• İhale Dokümanlarını İndirmek: İhale ilanında yer alan bağlantıdan ihale dokümanlarını indirin ve tüm belgeleri eksiksiz bir şekilde okuyun. İhale dokümanları ihale şartnamesi, idari şartname, teknik şartname ve sözleşme taslağı gibi çeşitli belgelerden oluşmaktadır.
• Gerekli Belgeleri Hazırlamak: İhale dokümanlarında belirtilen tüm belgeleri eksiksiz ve doğru bir şekilde hazırlayın. Bu belgeler arasında firmanın sicil kaydı, vergi levhası, banka hesap bilgileri, referans belgeleri, teknik yeterlilik belgeleri gibi belgeler yer alabilir.
• Teklif Formunu Doldurmak: İhale dokümanlarında yer alan teklif formunu eksiksiz ve doğru bir şekilde doldurun. Teklif formuna teklif ettiğiniz fiyat, teslim süresi, ödeme şekli gibi bilgileri girmeniz gerekmektedir.
• Teklif Garantisi Sunmak: İhale dokümanlarında belirtilen tutarda teklif garantisi sunun. Teklif garantisi, ihaleyi kazandığınız takdirde sözleşmeyi imzalayacağınıza dair bir teminattır.
• Teklif Dosyasını Oluşturmak: Hazırladığınız tüm belgeleri ve teklif formunu tek bir dosyada toplayın. Teklif dosyası genellikle dijital ortamda hazırlanmaktadır.
• Teklif Dosyasını Sunmak: İhale dokümanlarında belirtilen süre ve şekilde teklif dosyasını sunun. Teklif dosyası genellikle elektronik ortamda sunulur.